Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig verwenden.
Johann Wolfgang von Goethe
Dieses Zitat ist die Grundlage einer stressfreien Tagesplanung. Oft bin ich gestresst, weil ich meinen Tag nicht sinnvoll oder gar nicht geplant habe oder viel zu vollgepackt habe und ich meine Zeit nicht richtig verwendet habe.
Dann kommen noch Unterbrechungen durch einen Anruf oder durch meine lieben Kinder hinzu oder unerwartete Situationen, die meine Aufmerksamkeit benötigen.
Hier sind meine Tipps einen Tag so zu planen das Du alles wichtige fertig bekommst ohne gestresst zu sein:
1. Nimm Dir Zeit zu planen
Der wichtigste Schritt ist, dass Du dir Zeit einplanst um Deinen Tag zu planen.
Am besten am Abend zuvor oder am Ende deines Arbeitstags. Das gibt Dir am Folgetag die Möglichkeit sofort zu starten und weißt genau was Du zu tun hast. Wenn das nicht möglich ist, plane am Morgen bevor du irgendetwas anfängst. Es dauert ca. 15 Minuten einen Tag zu planen aber gibt Dir weit mehr Zeit zurück.
2. Nutze einen Planer
Egal ob Google Kalender, Papier Kalender, ein Schmierzettel oder eine Vorlage wie Du sie oben siehst – alle erfüllen den Zweck dir eine Richtung für den Tag zu geben.
3. Fülle Deinen Tag -Sinnvoll
Als erstes füllst Du die Zeiten aus die Du schon verplant hast, wie zum Beispiel Meetings, Arzttermine, Besuche etc. Dann siehst du die freien Zeiten, in diese kommen nun die Dinge die noch erledigt werden müssen. Ich habe eine Aufgaben Liste die ich nutze um diese Zeiten zu füllen. Die wichtigsten 3 Aufgaben setzte ich mir als erstes dann fülle ich den Tag mit dem was noch zu erledigen ist. Wenn Du deinen Tag für die Arbeit planst, versuche Meetings auf den Nachmittag zu setzten. Nutzte Deine Produktive Phase am Morgen für die wichtigen Aufgaben.
Da ich überwiegend von zu Hause arbeite ist das nicht immer möglich, da nachmittags meine Kinder zu Hause sind. Für mich ist es da besser meine Hausarbeiten am Nachmittag zu erledigen und wichtige Meetings auf den Vormittag.
4. Setze Prioritäten
Ganz oft nehmen Kleinigkeiten zu viel Zeit in Anspruch. Wenn Du Deinen Tag planst, setzte den Fokus auf das was wichtig ist. Zum Beispiel im bei Deiner Arbeit ist der Fokus darauf was wann fertig sein muss. Ein Projekt das am selben Tag fertig werden muss hat eine höhere Priorität als das was erst nächste Woche fertig sein muss. Zu Hause ist es ähnlich, meine Kinder haben eine höhere Priorität als die Bettwäsche zu waschen. Allerdings hat die Bettwäsche eine höhere Priorität als hinter dem Kleiderschrank zu putzen. Im Grunde sind Prioritäten das was deinen Tag ausmachen.
Wenn Du jemandem sagst „Ich habe leider keine Zeit“ bedeutet das, Du hast andere Prioritäten. Dir sind andere Dinge oder Personen wichtiger als das und das ist völlig ok!
Darüber könnte ich noch viel, viel mehr schreiben, aber Du verstehst hoffentlich was ich damit meine. Nun aber zurück zur Tagesplanung
5. Überfülle Deinen Tag nicht, sondern plane extra Zeit
Es ist wichtig realistisch zu planen. Es ist nur frustrierend, wenn Du dir eine Aufgabe vornimmst, dafür unrealistisch wenig Zeit einplanst und dann nicht rechtzeitig fertig wirst und somit dienen ganzen Tagesplan durcheinanderwirfst. Im Gegenteil, plane für alles etwas mehr Zeit ein. Zum Beispiel habe ich sehr oft Termine in einem Gebäude das genau 10 Minuten von meinem Haus entfernt ist. ABER es gibt dazwischen eine Baustelle die hin und wieder Stau verursacht. Also plane ich da schon mal 5 Minuten extra ein. Da der Parkplatz zwar auf dem Grundstück ist, aber etwas vom Gebäude weg muss ich dafür auch noch mal extra Zeit zu laufen einplanen, sowie die Zeit die ich benötige in dem Gebäude ins richtige Zimmer zu laufen. Da ich nicht auf die Minute ankommen möchte, sondern ein paar Minuten früher, plane ich immer 25 Minuten für eine Fahrstrecke die eigentlich nur 10 Minuten ist.
Oder wenn ich laufen gehe, plane ich zwar 30 Minuten zu laufen, aber noch weitere 15 Minuten für Umziehen, Duschen etc. Diese Kleinigkeiten brauchen auch Zeit und sollte man nicht unterschätzen. Da ich sicherlich nicht für jede Kleinigkeit eine Stoppuhr nehmen mich lege, plane ich pauschal 15 Minuten extra ein.
Jeder Tag bringt eine gewisse „Unplanbarkeit“ mit sich. Es gibt Dinge und Situationen die man einfach nicht vorhersehen kann. Egal ob man zu Hause mit Kindern ist oder bei der Arbeit. Je nach dem wieviel Unplanbarkeit kommen kann (bei Kindern ist der Anteil recht hoch, bei einem Single der sein eigenes Unternehmen hat sehr niedrig) sollte man entsprechend dafür Zeit frei lassen.
Als ich Managerin bei einem mittelgroßen Unternehmen war habe ich grundsätzlich 2, der 8 Stunden Arbeitszeit, freigehalten. Das hat meine Unterbrechungen von anderen sowie unvorhersehbare Aufgaben abdecken können.
Seit ich zu Hause arbeite und oft Unterbrechungen von meinen Kindern habe, plane ich eben etwas mehr Zeit ein allerdings bin ich natürlich viel flexibler in meiner Arbeitszeit generell. Ich bin nicht an 8-17 Uhr gebunden und kann somit insgesamt genug Arbeiten, nur eben anders als andere.
Umso mehr Aufgaben oder Termine Du hast, um so wichtiger ist eine detaillierte Planung. Wenn du relativ wenig Aufgaben zu erledigen hast, aber dafür zum Beispiel ein neugeborenes Baby zu Hause hast, plane lediglich 3 Aufgaben für den ganzen Tag und verbringe den Rest damit dich um dich selbst zu kümmern. Es ist wichtig sich in jeder Lebensphase neue Prioritäten zu setzen und niemals darfst Du selbst zu kurz kommen.
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